Unicorn Workspaces

Der Aufbau von Unicorn Workspaces – Skalierbare Strukturen für ein europaweit wachsendes Workspace-Ökosystem

Unicorn Workspaces ist in den letzten Jahren von einem einzelnen Standort zu einem europaweiten Anbieter flexibler Arbeitsumgebungen herangewachsen. Dieser Weg war geprägt von Expansion, Internationalisierung und der ständigen Balance zwischen schnellem Wachstum und stabilen, belastbaren Strukturen. In meiner Rolle als Business Architect sowie als CMO, CSO und zuletzt COO war ich maßgeblich daran beteiligt, die strategische, organisatorische und technische Architektur zu entwerfen, die diesem Wachstum zugrunde liegt.

Was Unicorn heute auszeichnet, ist nicht nur die Anzahl der Standorte, sondern die Fähigkeit, ein Franchise-ähnliches System zu skalieren, das gleichzeitig zentral steuerbar, operativ effizient und kulturell konsistent bleibt. Diese Case Study zeigt, wie sich ein Unternehmen dieser Größe und Dynamik durch durchdachte Systemarchitektur, ein integriertes Geschäftsmodell und klare Verantwortungsstrukturen stabil entwickeln kann.

Ausgangslage: Hohe Wachstumsambitionen, begrenzte Strukturen

Zu Beginn war Unicorn ein klassisches, junges Unternehmen mit viel Energie, einem starken Produkt und einer klaren Vision: Arbeitsräume anbieten, die flexibel, menschlich und modern sind. Die operative Realität hinkte dieser Vision hinterher. Prozesse waren dezentral organisiert, Tools wurden punktuell ausgewählt, und viele Kernabläufe – vom Vertragsmanagement bis zur Standorteröffnung – hingen von einzelnen Personen ab.

Die Herausforderung bestand darin, das Unternehmen auf ein Wachstum vorzubereiten, das nicht nur innerhalb Deutschlands, sondern auch über Landesgrenzen hinaus stattfinden sollte. Ein Unternehmen, das in Berlin funktioniert, funktioniert nicht automatisch in Warschau, Lissabon oder Mailand. Es brauchte Strukturen, die skalierbar sind, ohne den Unternehmergeist zu erdrücken.

Die Rolle als Business Architect: Struktur vor Geschwindigkeit

Als Business Architect ist die zentrale Aufgabe, das Unternehmen „von oben“ zu betrachten und die Architektur so zu entwerfen, dass jede Abteilung, jeder Standort und jedes System ineinandergreift. Entscheidend war dabei ein Grundsatz: Wachstum muss geplant sein, auch wenn es schnell ist.

Deshalb begann die Arbeit an zwei Fronten:

1. Eine integrierte Systemlandschaft entwickeln – Tools sollten nicht nebeneinander existieren, sondern miteinander sprechen.

2. Eine klare Prozessarchitektur schaffen – Verantwortlichkeiten mussten eindeutig definiert und automatisierbare Abläufe standardisiert werden.

Ziel war eine Art „Betriebssystem“ für Unicorn, das die Grundlage für jeden neuen Standort bildet – vom ersten Scouting bis zum laufenden Betrieb.

Aufbau der Systemarchitektur: Von Insellösungen zu einem verbundenen Ökosystem

Ein Unternehmen mit mehreren Ländern, dutzenden Teams und stark wachsenden Assets braucht eine technische Infrastruktur, die flexibel, konsistent und zuverlässig ist. Die Besonderheit bei Unicorn: Die Standorte bestehen aus Immobilien, und Immobilien bedeuten Verträge, Schlüssel, Zutrittssysteme, Wartungszyklen, Rechnungen, Supportprozesse.

Die Ausgangslage war fragmentiert: Excel-Sheets, lokale Dateien, einzelne Tools für einzelne Teams. Der erste Schritt bestand deshalb in der Definition einer „Single Source of Truth“ für Kundendaten und Standortdaten. Die Wahl fiel auf Salesforce als CRM-System und Zendesk für Support und Tickets, ergänzt durch Zutrittssysteme wie Sofia Locks.

Der Kern der Architektur bestand aus drei Prinzipien:

Zentralität
Alle kundenbezogenen Daten werden zentral gepflegt. Dadurch erhalten Sales, Operations und Finance denselben Informationsstand.

Integration
Tools wurden nicht mehr isoliert genutzt, sondern über Schnittstellen verbunden. Beispielsweise entstand ein automatisierter Prozess zwischen Salesforce und den Zutrittssystemen: Ein neuer Vertrag aktiviert automatisch die entsprechenden Zugänge, ohne manuelles Eingreifen.

Standardisierung
Statt jedes Mal neu zu entscheiden, wie ein Standort eröffnet wird, wurde ein klarer Ablauf definiert – ein Blueprint, der jeden weiteren Launch effizienter macht.

Die technische Architektur wurde so zu einer Art Rückgrat, auf dem das operative Geschäft stabil wachsen konnte.

Strategisches Wachstum: Von einer Marke zu einem skalierbaren Unternehmen

Parallel zur technischen Infrastruktur wurde das kommerzielle Modell neu gedacht. Unicorn musste nicht nur mehr Standorte eröffnen, sondern das Geschäft so strukturieren, dass jeder Standort profitabel und konsistent betrieben werden kann.

In der Rolle des CSO ging es darum, ein wiederholbares, datenbasiertes Sales-System aufzubauen. Das bedeutete:

• Eine klare Angebotsarchitektur für Workspace-Produkte.

• Ein Pipeline-System, das Forecasting ermöglicht.

• Eine Preispolitik, die Skalierung und Vergleichbarkeit zulässt.

• Ein strukturierter Funnel zur Reaktivierung von Bestandskunden.

Aus einer kreativen Sales-Organisation wurde eine skalierbare. Entscheidungen mussten auf Daten basieren, nicht auf Bauchgefühl. Die Verbindung zwischen Sales und Operations spielte dabei eine zentrale Rolle: Ein gut verkaufter Standort muss auch gut betrieben werden können.

Als CMO war die Aufgabe, die Marke nach innen und außen konsistent zu positionieren. Das bedeutete, Unicorn nicht nur als Arbeitsplatz, sondern als Lebensgefühl zu definieren – menschlich, freundlich, zugänglich. Im Branding lag ein strategischer Hebel: Je klarer die Marke, desto einfacher wird die Vermarktung neuer Standorte, weil Wiedererkennbarkeit Vertrauen schafft.

Als COO: Operationalisierung der Strategie

Die vielleicht größte Herausforderung bestand darin, die Vision (CMO), das Geschäftsmodell (CSO) und die Struktur (Business Architect) in einen laufenden Betrieb zu übersetzen.

Als COO ging es darum, die operative Realität zu orchestrieren:

• Einführung klarer Verantwortungsbereiche für jede Abteilung.

• Aufbau eines internationalen Standort-Blueprints.

• Prozessautomatisierung zur Entlastung der Teams.

• Strukturierte Meeting-Rhythmen für Transparenz und Priorisierung.

• Reporting-Strukturen zur Steuerung von Umsatz, Auslastung und Kundenzufriedenheit.

Die operative Architektur wurde damit bewusst modular aufgebaut: Jede Region funktioniert ähnlich, aber mit Raum für lokale Besonderheiten. Dieses Gleichgewicht zwischen Standardisierung und lokaler Autonomie war entscheidend, um europaweit zu skalieren.

Ergebnis: Ein belastbares Fundament für Wachstum

Durch die Kombination aus Systemarchitektur, Prozessdesign und strategischem Sales- und Brand-Aufbau wurde Unicorn zu einem Unternehmen, das weit über sein ursprüngliches Start-up-Stadium hinausgewachsen ist. Standorte konnten schneller eröffnet, effizienter betrieben und einheitlicher vermarktet werden. Teams arbeiteten auf gemeinsamen Daten, Prozessen und Prioritäten.

Die Case Study zeigt vor allem eines: Wachstum entsteht nicht durch Geschwindigkeit allein, sondern durch die Fähigkeit, Strukturen zu schaffen, die schnelles Wachstum überhaupt erst ermöglichen.

Der Kern des Erfolgs liegt im Zusammenspiel dreier Ebenen:
dem technischen System,
dem kommerziellen System
und dem menschlichen System innerhalb des Unternehmens.

Genau dieses Zusammenspiel war der Fokus meiner Arbeit bei Unicorn – und es bildet heute die Grundlage für meine Beratung als Business Architect.